Bir Gün İçinde Yapılacakları Sınıflandırmak: Eisenhower Matrisi

Zaman yönetimi neden önemli, yapılacak işleri hangi sırada yapmalıyız, neleri hemen yapmalı, neleri başkalarına devretmeliyiz? 1950 yıllarında iki dönem ABD başkanlığı yapmış bir adamın zamanını nasıl organize ettiğine dair bir teknik öğreneceğiz: Eisenhower Matrisi

Günlük hayatımızda sıkça duyduğumuz bir kavram var. Birçoğumuz zamanı nasıl yöneticeğimizi bilmiyor, ertelemeyi tercih ediyoruz ya da yapılmamış işler yığınına yenisini ekliyoruz.

Yapacağımız işleri öncelik sırasına göre belirlememek bazen kafa karışıklığına neden olabiliyor. A eylemini önce yapmak gerekirken B eylemiyle daha uzun bir vakit geçirebiliyoruz. Ya da aynı anda A ve B eylemlerini yapmaya çalışıyoruz. Sonuç olarak bazen boşa vakit geçiriyor, zamanımızı verimli kullanamıyoruz.

“Zaman en çok istediğimiz ama en kötü kullandığımız şeydir.”

- William Penn

Peki problem tam olarak nerede ?

İnsan beyni; karmaşıklıktan çok sadeliği, kesinliliği, düzeni daha çok tercih eder. İşlerimizi kategorize etmek, aslında tam olarak beynimizin kabulleneceği bir yapıya dönüştürmektir. Birbirinden farklı yanları ortaya koyarak, karar vermeyi kolaylaştırır. Böylelikle neyi yapacağımızı, nasıl yapacağımızı, ne zaman yapacağımızı belirlemek daha kolay oluyor. Hatta doğru bir şekilde sınıflandırdığımızda günün sonunda fazladan vaktimiz kaldığını bile görebiliyoruz.

Eisenhower Matrisi

Dwight David Eisenhower,1953-1961 yılları arasında iki dönem ABD başkanlığı yapmış bir insanın geliştirdiği bir tekniktir. Eisenhower matrisinde, dört kare kutu vardır. Sütunlar, satırlar sırasıyla önemli-önemli değil, acil-acil değil şeklinde sıralanır.

Böylelikle ortaya işlerimizi sınıflandırabileceğim dört ana nitelik belirleyici ortaya çıkar:

1.Önemli- Acil

2.Önemli değil- Acil

3.Önemli- Acil Değil

4.Önemli Değil- Acil Değil

“Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli”

- D. D. Eisenhower

1. Önemli- Acil

Bu kategori hemen yapmanız gereken, ertelemeye bırakılmaması gereken işler içindir. Örneğin, bir sınavınız var. Sınav konularınızı bitirip daha sonra telefonunuzla ilgilenmeniz gerekir. Ödevinizin teslim tarihi çok yakın, arkadaşlarınızla dışarıya çıkmayı ödevinizi hallettikten sonraya ertelemeliniz sizin için daha faydalı olur.

2. Önemli değil- Acil

Bu kategori genelde iş arkadaşlarınızın, yakın çevrenizin sizden rica ettikleri işlerdir. Yapmanız gerekir ama önemli değildir, başkalarına verebilirsiniz. Genelde e-mailler, telefon görüşmeleri veya gündelik işler olabilir. Örneğin, anneanneniz sizden tülünü asmanızı ister, kardeşinize seve seve devredebilirsiniz .

3. Önemli- Acil Değil

Bu kategori sizin uzun vadeli planlarınız içerir, sadece kendi isteklerinizden oluşur. Düzen ve disiplin gerektirir, titizlikle planlanmalıdır. Örneğin, bir dil öğreniyorsunuz, muhakkak günününüzün belirli bir vaktini ayırmanız gerekir.

4. Önemli Değil- Acil Değil

‘’Yapsam iyi olur ama yapmasam hayatımdan bir şey kaybetmem.’’ dediğiniz işleriniz içindir. İlk üç kategoriyi halletikten sonra yapılması tavsiye edilir. Örneğin, bugün bir film izleyeceksiniz ya da bilgilendirici bir zoom toplantısına katılacaksınız. Olsa da olur, olmasa da diyebilirsiniz.

“Zamanınızı doğru bir şekilde ayarlamayı öğrenirseniz, tüm ihtiyaçlarınız için zamanınız olacaktır.”

- Napoleon Hill

Sonuç olarak; zaman yönetimi işlerimizi rahatlıkla halledebilmek, vaktinde yetiştirebilmek adına önemlidir. Eisonhower tekniği ile işlerinizi önem ve aciliyet sırasına göre belirleyip hemen işe koyabilirsiniz.